Školení IRMS, ISO 15489


Naše společnost zajišťuje školení IRMS, ISO 15489.
Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity organizace? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba). Norma je věnována nastavení metodiky řešení spisové služby, řízení procesu, ukládání výstupů a využívání systémů řízení spisové služby.

Norma je tvořena 2 částmi – mezinárodní normou ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General a technickou zprávou ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines.
 
Normu připravila technická komise ISO/TC 46 Information a Documentation, subkomise 11 Archives/records management (Archivnictví / spisová služba); vyšla v září 2001. Požadavky vychází z australské normy AS-4390: Record management. V průběhu platnosti byla převzata do systému norem ve Velké Británii, Francii, Německu, v Nizozemí; je přeložena do řady jazyků.

Účel normy
Standardizace postupu a procedur při správe dokumentů zajištuje odpovídající péči a ochranu pro všechny dokumenty, dále umožnuje účelné a efektivní získávání informací obsažených v těchto dokumentech.

Oblast použití
ISO 15489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní součásti jejích aktivit, nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty. Norma popisuje postupy spisové služby. Zdůrazňuje např. spisový plán, stanovení odpovědností a doložitelnosti činností subjektu. Norma platí pro všechny dokumenty - nerozlišuje papírovou a elektronickou verzi dokumentů (pouze se zmiňuje o zvláštnostech dokumentů vedených v elektronické podobě). Nevztahuje se na správu archiválií v archivních institucích (na archivy lze normu také aplikovat – požadavky normy platí pro dokumenty do dovršení skartační lhůty výběru k trvalému uložení).  

Struktura ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General
  1. Působnost
  2. Odkazy na normy
  3. Pojmy a definice
  4. Výhody správy dokumentů
  5. Zákonné úpravy
  6. Postupy a povinnosti
  7. Požadavky na správu dokumentů
  8. Návrh a implementace systémů správy dokumentů
  9. Procesy a řízení a správy dokumentu
  10. Sledování a kontrola
  11. Školení
Struktura ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines
  1. Působnost
  2. Postupy a povinnosti
  3. Strategie, návrh a implementace
  4. Procesy a řízení správy dokumentu
  5. Sledování a kontrola
  6. Tabulka srovnání ISO 15489-1 a ISO/TR 15489-2
  7. Tabulka srovnání ISO/TR 15489-2 a ISO 15489-1
  8. Literatura
Norma ISO 15489 vs. dokumenty upravující spisovou službu
Z normy ISO15489 vychází doporučení MoReq (modelové požadavky na správu elektronických dokumentu) - evropské doporučení pro fungování systému elektronické spisové služby (správy dokumentů). Vetšina požadavků vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby odpovídá požadavkům normy ISO 15489.

Vzdělávání
Občanské sdružení Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s., připravilo program akreditovaných vzdělávacích akcí, jejichž je obsahovým garantem a pro které certifikuje trenéry z řad svých členů. Jednotlivé kurzy jsou koncipovány tak, aby využívaly standardizovaných úrovní znalostí a skládaly se do uceleného vzdělávacího programu, který provádí specialisty v oblasti správy dokumentů v průběhu jejich kariérního růstu až na nejvyšší úrovně.

Systém certifikovaného vzdělávání je naznačen na následujícím schématu:



Školení probíhá formou jak veřejných tak i uzavřených kurzů (vhodné pro veřejnou správu). V současné době jsou prováděna v Praze a Brně. Pro více informací o připravovaných školení nás kontaktujte na adrese info@irms.cz



Kurz IRMS - Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)

Terminologie a základy systému správy dokumentů, výhody aplikace normy ISO 15489 pro implementaci procesů systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Základy (M11)

Terminologie systému správy dokumentů, legislativní předpisy v oblasti správy dokumentů.

Kurz IRMS - Specialista: Politika správy dokumentů (M21)

Politika, strategie a implementační plán, politika správy dokumentů vs. Spisový řád.

Kurz IRMS - Specialista: Systémy správy dokumentů (M22)

Systém správy dokumentů – obecný úvod, návrh a zavádění systému pro správu dokumentů, předběžná šetření a analýza pracovních činností.

Kurz IRMS - Specialista: Procesy správy dokumentů (M23)

Vazba nastavení procesů správy dokumentů a systému správy dokumentů, přehled využití metadat generovaných jednotlivými procesy a jejich využitelnost v systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Specialista: Audit správy dokumentů (M24)

Monitorování a provádění auditů – obecný úvod, audit shody – základní principy a postupy, důkazní potenciál a váha důkazů, ediscovery.

Kurz IRMS - Specialista: Komerční spisovna (M25)

Ukotvení v právním řádu České republiky, problematika digitalizace dokumentů, standardy kvality a certifikace postupů a služeb.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Konsultant (M31)

Terminologie systému správy dokumentů, základní normativní systémy a jejich vztahy, Výhody využití normy ISO 15489 pro implementaci procesů systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Interní auditor (M32)

Terminologie systému správy dokumentů, uákladní normativní systémy a jejich vztahy, podrobný výklad požadavků ISO 15489, certifikační schéma systému správy dokumentů.




Proč volit kurzy PRINCE2® jedině se solit project?

Je školitel praktikující projektový manažer a ne pouze školitel? Je tedy schopen uvádět příklady praktické aplikace metodiky na konkrétních projektech?
Vyžádejte si předložení referenčního list realizovaných projektů organizace a školitele
Je organizace nabízející kurz ATO a je tedy schopna nabídnout maximální úroveň služeb (operativní změny účastníků v urgentních situacích atd.)
solit project je první českou Akreditovanou Tréningovou Organizací (ATO) pro metodiku PRINCE2®
Je školicí materiál kompletně v českém jazyku vč. přehledu anglické terminologie (projektoví manažeři často používají kombinaci angličtiny a češtiny)
solit project má veškeré školící materiály v českém jazyku s kompletní dvojjazyčnou terminologií (česko-anglickou).
Materiály pro kurz Foundation obsahují vzorové zkoušky v češtině.
Materiály Practitioner obsahují vzorové zkoušky v angličtině
Vyžaduje organizace přípravu předem?
solit project nevyžaduje přípravu na kurzy předem a efektivně tak využívá Váš čas.
Příprava bez trenéra je pro účastníky časově náročná a často matoucí.
Není kurz distanční a nevyžaduje cestování do zahraničí?
solit project organizuje všechny své kurzy jako prezenční
Otevřené kurzy probíhají v Praze a Brně
Po dohodě se zákazníkem je možné uskutečnit kurz v místě působení zákazníka
Je školitel rodilý mluvčí v požadované jazykové mutaci kurzu?
Školitel je rodilý mluvčí v českém jazyku
Anglické kurzy zajišťujeme dle požadavku zákazníka s českým školitelem s vysokou úrovní anglického jazyka nebo školitelem z USA
Bude Zkouška PRINCE2® Foundation v českém jazyku?
Zkoušky PRINCE2® Foundation jsou realizovány v češtině
Po dohodě lze zajistit i kurzy v angličtině s anglickou zkouškou
Byly vám nabídnuty podmínky pro účastníky se speciálními potřebami (zdravotní postižení, dyslexie apod.)?
solit project v souladu s podmínkami APMG nabízí širokou škálu služeb pro přizpůsobení zkoušek pro znevýhodněné osoby.
V případě, že požadujete tyto speciální úpravy, zajistíme pro Vás vybraná vhodná opatření či nástroje.
Nabízí organizace krátké představeni metodiky a trenéra?
solit project nabízí PRINCE2® Overview, krátké představení metodiky a kurzů v rozsahu 2 hodin, které zajišťuje akreditovaný trenér.
Jsou školicí materiály strukturovány tak, aby je šlo využít jako praktickou příručku pro vlastní projektovou práci?
Cílem našich školících materiálů je nejen připravit účastníky na vlastní zkoušku, ale i poskytnout efektivní praktickou příručku pro budoucí projektovou práci.
Je poskytovatel oprávněn realizovat kurzy PRINCE2® nebo se jedná pouze o obchodní organizaci?
solit project je první českou Akreditovanou Tréningovou Organizací (ATO) pro metodiku PRINCE2®
Školení jsou poskytována vlastními akreditovanými trenéry
Je cena zkoušky a materiálů započtena do celkové ceny kurzu?
Celková cena našich kurzů vždy zahrnuje kompletní sadu materiálů a certifikovanou zkoušku PRINCE2® Foundation resp. Practitioner
Pro kurzy PRINCE2® je součástí ceny rovněž manuál Managing Successful Projects with PRINCE2®
Jak dlouho trvá celý proces certifikace (vč. školení a přípravy)?
Vlastní certifikační školení PRINCE2® Foundation je realizováno v rozsahu 3 dnů. Příprava před kurzem není požadována. Účastníci jsou bezprostředně po vypracování testu informováni o neoficiálním výsledku zkoušky. Úspěšní absolventi obdrží do cca 4 týdnů certifikát PRINCE2® Foundation.
Certifikační proces PRINCE2® Practitioner vyžaduje účast na semináři v rozsahu 2 dnů a následnou cca 2 týdenní samostatnou přípravu. Úspěšní absolventi obdrží do cca 4 týdnů certifikát PRINCE2® Practitioner
Recertifikace PRINCE2® Practitioner probíhá po 3-5 letech. Absolventi kurzů solit project budou informováni v předstihu o vhodném termínu recertifikační zkoušky.