Školení IRMS, ISO 15489


Naše společnost zajišťuje školení IRMS, ISO 15489.
Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity organizace? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba). Norma je věnována nastavení metodiky řešení spisové služby, řízení procesu, ukládání výstupů a využívání systémů řízení spisové služby.

Norma je tvořena 2 částmi – mezinárodní normou ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General a technickou zprávou ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines.
 
Normu připravila technická komise ISO/TC 46 Information a Documentation, subkomise 11 Archives/records management (Archivnictví / spisová služba); vyšla v září 2001. Požadavky vychází z australské normy AS-4390: Record management. V průběhu platnosti byla převzata do systému norem ve Velké Británii, Francii, Německu, v Nizozemí; je přeložena do řady jazyků.

Účel normy
Standardizace postupu a procedur při správe dokumentů zajištuje odpovídající péči a ochranu pro všechny dokumenty, dále umožnuje účelné a efektivní získávání informací obsažených v těchto dokumentech.

Oblast použití
ISO 15489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní součásti jejích aktivit, nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty. Norma popisuje postupy spisové služby. Zdůrazňuje např. spisový plán, stanovení odpovědností a doložitelnosti činností subjektu. Norma platí pro všechny dokumenty - nerozlišuje papírovou a elektronickou verzi dokumentů (pouze se zmiňuje o zvláštnostech dokumentů vedených v elektronické podobě). Nevztahuje se na správu archiválií v archivních institucích (na archivy lze normu také aplikovat – požadavky normy platí pro dokumenty do dovršení skartační lhůty výběru k trvalému uložení).  

Struktura ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General
  1. Působnost
  2. Odkazy na normy
  3. Pojmy a definice
  4. Výhody správy dokumentů
  5. Zákonné úpravy
  6. Postupy a povinnosti
  7. Požadavky na správu dokumentů
  8. Návrh a implementace systémů správy dokumentů
  9. Procesy a řízení a správy dokumentu
  10. Sledování a kontrola
  11. Školení
Struktura ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines
  1. Působnost
  2. Postupy a povinnosti
  3. Strategie, návrh a implementace
  4. Procesy a řízení správy dokumentu
  5. Sledování a kontrola
  6. Tabulka srovnání ISO 15489-1 a ISO/TR 15489-2
  7. Tabulka srovnání ISO/TR 15489-2 a ISO 15489-1
  8. Literatura
Norma ISO 15489 vs. dokumenty upravující spisovou službu
Z normy ISO15489 vychází doporučení MoReq (modelové požadavky na správu elektronických dokumentu) - evropské doporučení pro fungování systému elektronické spisové služby (správy dokumentů). Vetšina požadavků vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby odpovídá požadavkům normy ISO 15489.

Vzdělávání
Občanské sdružení Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s., připravilo program akreditovaných vzdělávacích akcí, jejichž je obsahovým garantem a pro které certifikuje trenéry z řad svých členů. Jednotlivé kurzy jsou koncipovány tak, aby využívaly standardizovaných úrovní znalostí a skládaly se do uceleného vzdělávacího programu, který provádí specialisty v oblasti správy dokumentů v průběhu jejich kariérního růstu až na nejvyšší úrovně.

Systém certifikovaného vzdělávání je naznačen na následujícím schématu:



Školení probíhá formou jak veřejných tak i uzavřených kurzů (vhodné pro veřejnou správu). V současné době jsou prováděna v Praze a Brně. Pro více informací o připravovaných školení nás kontaktujte na adrese info@irms.cz



Kurz IRMS - Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)

Terminologie a základy systému správy dokumentů, výhody aplikace normy ISO 15489 pro implementaci procesů systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Základy (M11)

Terminologie systému správy dokumentů, legislativní předpisy v oblasti správy dokumentů.

Kurz IRMS - Specialista: Politika správy dokumentů (M21)

Politika, strategie a implementační plán, politika správy dokumentů vs. Spisový řád.

Kurz IRMS - Specialista: Systémy správy dokumentů (M22)

Systém správy dokumentů – obecný úvod, návrh a zavádění systému pro správu dokumentů, předběžná šetření a analýza pracovních činností.

Kurz IRMS - Specialista: Procesy správy dokumentů (M23)

Vazba nastavení procesů správy dokumentů a systému správy dokumentů, přehled využití metadat generovaných jednotlivými procesy a jejich využitelnost v systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Specialista: Audit správy dokumentů (M24)

Monitorování a provádění auditů – obecný úvod, audit shody – základní principy a postupy, důkazní potenciál a váha důkazů, ediscovery.

Kurz IRMS - Specialista: Komerční spisovna (M25)

Ukotvení v právním řádu České republiky, problematika digitalizace dokumentů, standardy kvality a certifikace postupů a služeb.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Konzultant (M31)

Terminologie systému správy dokumentů, základní normativní systémy a jejich vztahy, Výhody využití normy ISO 15489 pro implementaci procesů systému správy dokumentů.

Kurz IRMS - Manažer dokumentů: Interní auditor (M32)

Terminologie systému správy dokumentů, uákladní normativní systémy a jejich vztahy, podrobný výklad požadavků ISO 15489, certifikační schéma systému správy dokumentů.