Správa dokumentů dle ISO 15489
Způsob řízení dokumentů, záznamů a jejich obsahu může být různý. Jak nejlépe zpracovat, řídit a uchovávat dokumenty a záznamy? Dokážete nalézt správné dokumenty a záznamy v okamžiku, kdy je potřebujete použít? Jakým způsobem vám napomáhá řízení dokumentů a záznamů při zvyšování efektivity organizace? Odpovědi na tyto otázky jsou zahrnuty v požadavcích normy ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management (Správa informací a dokumentů – spisová služba). Norma je věnována nastavení metodiky řešení spisové služby, řízení procesu, ukládání výstupů a využívání systémů řízení spisové služby.
Norma je tvořena 2 částmi – mezinárodní normou ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General a technickou zprávou ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines.
Normu připravila technická komise ISO/TC 46 Information a Documentation, subkomise 11 Archives/records management (Archivnictví / spisová služba); vyšla v září 2001. Požadavky vychází z australské normy AS-4390: Record management. V průběhu platnosti byla převzata do systému norem ve Velké Británii, Francii, Německu, v Nizozemí; je přeložena do řady jazyků.
Účel normy
Standardizace postupu a procedur při správe dokumentů zajištuje odpovídající péči a ochranu pro všechny dokumenty, dále umožnuje účelné a efektivní získávání informací obsažených v těchto dokumentech.
Oblast použití
ISO 15489 se vztahuje na správu dokumentů, ve všech formátech a prostředích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní součásti jejích aktivit, nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty. Norma popisuje postupy spisové služby. Zdůrazňuje např. spisový plán, stanovení odpovědností a doložitelnosti činností subjektu. Norma platí pro všechny dokumenty - nerozlišuje papírovou a elektronickou verzi dokumentů (pouze se zmiňuje o zvláštnostech dokumentů vedených v elektronické podobě). Nevztahuje se na správu archiválií v archivních institucích (na archivy lze normu také aplikovat – požadavky normy platí pro dokumenty do dovršení skartační lhůty výběru k trvalému uložení).
Struktura ISO 15489-1 Information and documentation – Records management Part 1: General
- 1. Působnost
- 2. Odkazy na normy
- 3. Pojmy a definice
- 4. Výhody správy dokumentů
- 5. Zákonné úpravy
- 6. Postupy a povinnosti
- 7. Požadavky na správu dokumentů
- 8. Návrh a implementace systémů správy dokumentů
- 9. Procesy a řízení a správy dokumentu
- 10. Sledování a kontrola
- 11. Školení
- 1. Působnost
- 2. Postupy a povinnosti
- 3. Strategie, návrh a implementace
- 4. Procesy a řízení správy dokumentu
- 5. Sledování a kontrola
- 6. Tabulka srovnání ISO 15489-1 a ISO/TR 15489-2
- 7. Tabulka srovnání ISO/TR 15489-2 a ISO 15489-1
- 8. Literatura
Norma ISO 15489 vs. dokumenty upravující spisovou službu
Z normy ISO15489 vychází doporučení MoReq (modelové požadavky na správu elektronických dokumentu) - evropské doporučení pro fungování systému elektronické spisové služby (správy dokumentů). Vetšina požadavků vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby odpovídá požadavkům normy ISO 15489.
solit project s.r.o. is a licensed affiliate partner of an Accredited Trainings Organization expertplace advisory GmbH.